Proprietarii care doresc să acceseze documente sau să primească răspunsuri la contestații de la asociația de proprietari trebuie să fie atenți la modul de comunicare. Deși există cereri frecvente pentru transmiterea informațiilor prin e-mail, legislația actuală nu impune președintelului asociației această metodă de comunicare. Această distincție este esențială pentru a evita neînțelegerile legate de modul în care actele oficiale trebuie transmise către membrii asociației.
Avocatul Gelu Pușcaș explică faptul că Legea nr. 196/2018 nu prevede nicio obligație pentru președintele asociației de a utiliza poșta electronică pentru transmiterea documentelor. În acest context, proprietarii trebuie să consulte cu atenție prevederile statutului asociației sau regulamentul condominiului înainte de a formula o solicitare. Aceste documente interne pot stabili proceduri specifice, cum ar fi necesitatea ca cererile să fie transmise în scris și semnate de către proprietar pentru a fi valide.
Un aspect important este că procesul de transmitere a documentelor prin e-mail implică activități care nu sunt prevăzute în atribuțiile președintelui. Acestea includ căutarea documentelor în arhivă, fotocopierea acestora, scanarea și procesul de anonimizare a datălor cu caracter personal. Deoarece aceste sarcini nu sunt incluse în lista de atribuții legale ale președintelului, acesta nu poate fi obligat să le execute prin intermediul poștei electronice, decât dacă asociația a stabilit acest lucru.
În plus, nu există nicio normă legală care să oblige asociația de proprietari să dețină o adresă de corespondență electronică pentru comunicare. În lipsa unei reglementări clare, proprietarii nu pot susține că președintele are obligații suplimentare față de cele stabilite de lege. Unele asociații foloses de e-mail doar din dorința de a asigura o mai bună transparență sau pentru ușurința comunicării, însă aceasta rămâne o alegere de management, nu o cerință legală.
În ceea ce privește dreptul de acces la documente, invocarea articolului 28 din Legea nr. 196/2018 este o practică des întâlnită, dar care necesită o analiză atentă. Nu toate documentele asociației intră sub incidența acestui articol, așa cum arată și practica judiciară actuală. Proprietarii care apelează la instanță fără a verifica complet textul legal pot întâlni rezultate neașteptate, deoarece costurile nu se limitează doar la contravaloarea fotocopiilor solicitate.
În cadrul juridic al asociațiilor de proprietari din România, regulamentele sunt reglate de legea de bază a condominiilor și de statutul propriu al fiecărei entități. În sistemul de proprietate, gestionarea documentelor și a răspunsurilor la cereri este strict limitată de atribuțiile președintelui și de prevederile de bază ale legii. Orice modificare a procedurilor de comunicare, inclusiv utilizarea e-mailului, depinde de deciziile luate de asociație în cadrul propriilor regulamente interne.