Utilizarea incorectă a certificatului constatator emis de Oficiul Național al Registrului Comerțului reprezintă o cauză majoră de descalificare în procedurile de achiziție publică și în programele de finanțare pentru IMM-uri. Deși documentul este perceput ca o simplă formalitate, acesta are formate specifice adaptate unor tipuri diferite de verificări. Diferențele de interpretare între evaluatori și cerințele specifice ale fiecărui apel pot transforma un dosar cu o situație juridică impecabilă într-un dosar respins.
În cadrul programelor de finanțare nerambursabilă, precum cele din PNRR, schemele gestionate de agenții pentru IMM sau submăsurile AFIR, evaluatorii verifică eligibilitatea solicitantului prin date precum data înființării, codul CAEN, sediul social și structura asociaților. Pentru acest proces, autoritățile de management solicită de regulă un certificat constatator pentru fonduri IMM, un format dedicat care oferă informațiile structurate conform cerințelor de finanțare. Orice omisiune sau utilizare a unui format neadecvat poate compromite accesul la capital.
Pe de altă parte, autoritățile contractante din cadrul achizițiilor publice urmăresc capacitatea de exercitare a activității profesionale. Comisiile de evaluare verifică dacă activitatea corespunzătoare contractului este nu doar înscrisă în obiectul de activitate, ci și autorizată la sediu sau la punctele de lucru. O eroare frecventă este confundarea certificatului constatator emis de ONRC cu documentele constatatoare emise de beneficiarii contractelor anterioare, care atestă experiența similară. Această confuzie poate duce la solicitări de clarificări sau la descalificarea imediată.
Momentul emiterii documentului este un alt factor critic, deoarece Legea nr. 265/2022 privind registrul comerțului nu stabilește o perioadă de valabilitate generală. Instituțiile își impun propriile limite, de regulă de maximum 30 sau 15 zile înainte de depunere. O greșeală tactică comună este obținerea certificatului la începutul procesului, când acesta devine nevalid până la finalizarea dosarului. Recomandarea este ca acest document să fie obținut ultima etapă, imediat înainte de depunerea oficială a ofertelor sau a cererilor.
În procedurile de achiziție de peste pragurile legale, ofertantul completează Documentul Unic de Achiziție European, însă documentele justificative, inclusiv certificatul constatator pentru licitațiile din SEAP, sunt solicitate adesea doar ofertantului clasat pe primul loc. Chiar și în acest caz, termenul de răspuns la solicitarea autorității este scurt. De asemenea, pentru anumite cerințe, este necesar certificatul constatator de insolvență, un format distinct care atestă lipsa unor proceduri de faliment, și nu doar certificatul de bază.
În prezent, certificatul constatator este emis de Registrul Comerțului în format electronic, sub formă de fișier PDF semnat digital, cu cod de bare pentru autentificare. Această digitalizare permite încărcarea directă în platformele de depunere, evitând scanarea care poate duce la pierderea semnăturii electronice. Este esențial ca firmele să utilizeze fișierul original digital pentru a menține integritatea documentului și pentru a respecta standardele de verificare ale autorităților.