Inspecția Muncii pregătește implementarea unui nou Spațiu Privat Virtual (SPV), care va deveni canalul oficial de comunicare între inspectoratele teritoriale de muncă și angajatori. Această inițiativă vizează centralizarea întregii corespondențe și digitalizarea proceselor administrative prin transmiterea electronică a documentelor. Obligația de înrolare în acest sistem va fi introdusă printr-un act normativ aflat în prezent în proces de pregătire.
Noul sistem SPV va permite circulația documentelor în ambele sensuri, asigurând trasabilitate și dată certă pentru toate actele. Din partea inspectoratelor vor circula procese-verbale de control, măsuri dispuse, avize și notificări. Angajatorii vor putea transmite prin platformă documentele solicitate în cadrul controalelor, dosarul de cercetare a evenimentelor, răspunsuri, clarificări și orice alte documentații necesare pentru conformitate sau avizare.
Implementarea acestui mecanism va urma un calendar structurat în patru etape clare, începând cu adoptarea actului normativ și finalizându-se cu atingerea obiectivului de relație fără hârtie. În perioada de tranziție, până la stabilirea termenelor de înrolare obligatorie, cele două canale de comunicare vor coexista. Dantes Nicolae Bratu a precizat că termenele exacte vor fi făcute publice imediat după publicarea actului normativ, urmând modelul utilizat anterior la Reges-Online.
O componentă tehnologică esențială a procesului de digitalizare este platforma SIAMC 2.0, care va gestiona electronic documentele și va orienta controalele în funcție de riscurile identificate. Această platformă analitică va recalcula periodic indicatorii de risc, corelând datele colectate online cu cele existente în sistemele instituției. Inspectorii vor putea accesa aceste informații direct pe dispozitive mobile în timpul desfășurării controalelor de pe teren.
Dantes Nicolae Bratu a subliniat că utilizarea analizei automate a riscurilor nu are scopul de a intensifica numărul de controale, ci de a le face mai bine țintite. Un angajator care menține documentația în ordine va beneficia de un sistem care poate identifica acest nivel de conformitate. Pentru pregătire, companiile sunt sfătuite să obțină o semnătură electronică calificată și să organizeze documentele de personal și de securitate în format electronic.
Digitalizarea administrației publice în România urmărește reducerea birocrației prin trecerea de la fluxurile de lucru pe suport de hârtie la sisteme integrate de tip e-government. Această tranziție către platforme digitale, precum SPV sau SIAMC 2.0, este parte dintr-un efort mai larg de modernizare a instituțiilor statului, menit să optimizeze interacțiunea dintre entitățile juridice și autoritățile de control prin utilizarea datelor și a tehnologiilor de monitorizare automată.