Procesul de actualizare a obiectului de activitate al societăților, conform noii clasificări CAEN Rev. 3, implică utilizarea platformei myPortal a ONRC. Un element obligatoriu în acest flux procedural este Anexa 2a, cunoscută sub numele de Declarația pe propria răspundere - Model 3. Acest document reprezintă un formular tipizat complex, cu o lungime de 5 pagini, care integrează cerințele mai multor autorități de reglementare într-un singur format.
Anexa 2a funcționează ca o declarație-cadru unică, având 12 capitole destinate să acopere exhaustiv toate situațiile juridice legate de autorizarea sau modificarea condițiilor de funcționare ale unei companii. Această arhitectură monolită forțează utilizatorii să parcurgă secțiuni care pot fi irelevante pentru nevoile lor specifice, precum cele privind deșeurile periculoase sau spațiile comerciale. În loc de un algoritm dinamic care să filtreze informația, sistemul myPortal colectează datele fără a simplifica interfața pentru utilizator.
Documentul este utilizat pentru o gamă largă de proceduri, de la modificarea codurilor CAEN și schimbarea sediului social, până la modificări ale structurii firmei sau a capitalului social. Utilizatorii pot gestiona prin acest formular și situații precum numirea administratorilor, schimbarea denumirii societății sau întreruperea temporară a activității. Din cauza complexității, există riscul ca solicitanții să completeze eronat câmpurile referitoare la avize sau sedii secundare, dacă nu identifică riguros secțiunile aplicabile situației lor.
În cadrul platformei digitale, respectarea unor cerințe tehnice este esențială pentru validarea dosarului format din Hotărârea AGA, Actul Constitutiv și Anexa 2a. Câmpurile pentru seria și numărul anexei rămân necompletate, deoarece identificatorii sunt generați automat în backoffice, iar descrierea documentului trebuie să fie explicită. De asemenea, există restricții de maximum 1000 de caractere pentru anumite câmpuri text, ceea ce impune o condensare a formulărilor lungi pentru a evita erorile de încărcare.
Problemele tehnice pot apărea și în etapa semnării electronice calificate, în special prin erori de comunicare între Adobe Reader și modulul criptografic USB. După transmiterea cererii, sistemul alocă un identificator unic, iar starea dosarului trece prin faza de procesare în backoffice. Deși platforma sugerează un flux automatizat, procesul rămâne unul hibrid, în care fișierele intră într-o coadă internă, iar timpii de latență pot varia de la câteva zeci de minute până la câteva ore.
Digitalizarea serviciilor administrative prin platforme precum myPortal urmărește eficientizarea procedurilor, însă implementarea acestor sisteme poate genera bariere tehnice noi pentru utilizatorii neinstruiți. În România, tranziția către soluții digitale în cadrul instituțiilor statului implică adesea o perioadă de adaptare atât pentru funcționari, cât și pentru cetățeni, pentru a asigura funcționarea corectă a interfețelor de interacțiune cu administrația publică.