Inspecția Muncii pregătește implementarea unui nou Spațiu Privat Virtual (SPV), care va deveni canalul oficial de comunicare între angajatori și inspectoratele teritoriale de muncă. Această platformă va centraliza întreaga corespondență și va permite transmiterea documentelor în format electronic, înlocuind treptat metodele actuale. Obligația de înrolare a companiilor în acest sistem va fi introdusă printr-un act normativ aflat în pregătire, care va fixa și termenul limită pentru înregistrare.
Procesul de implementare a sistemului SPV va fi structurat în patru etape distincte: adoptarea actului normativ, lansarea propriu-zisă a platformei, înrolarea etapizată a angajatorilor și, în final, trecerea la o relație de lucru exclusiv digitală. Până la expirarea termenului stabilit prin lege, noile funcționalități vor coexista cu canalele de comunicare existente, care vor funcționa în paralel cu platforma. Inspecția Muncii a precizat că datele exacte privind calendarul vor fi făcute publice înainte de obligativitatea înrolării.
Prin intermediul SPV, inspectoratele vor putea transmite acte oficiale, precum procese-verbale de control, măsuri dispuse, avize sau notificări. La rândul lor, angajatorii vor putea trimite documentele solicitate pentru controale, dosarele de cercetare a evenimentelor și răspunsurile sau clarificările necesare. Dantes Nicolae Bratu, inspectorul general de stat, a subliniat că SPV-ul nu reprezintă un portal suplimentar, ci va fi canalul unic prin care se va purta întreaga corespondență cu inspectoratele teritoriale.
În paralel cu SPV, instituția va utiliza platforma SIAMC 2.0 pentru gestionarea electronică a documentelor și orientarea verificărilor în funcție de riscurile identificate. Acest sistem analitic va recalcula periodic indicatorii de risc, corelând informațiile colectate online cu datele din sistemele instituției. Dantes Nicolae Bratu a menționat că analiza automată a riscurilor nu are ca scop creșterea numărului de controale, ci asigurarea unor verificări mai bine țintite, protejând în același timp angajatorii care respectă normele.
Pentru a facilita tranziția către acest nou sistem, Inspecția Muncii recomandă companiilor să înceapă pregătirile prin obținerea unei semnături electronice calificate. De asemenea, firmele ar trebui să desemneze o persoană responsabilă pentru relația cu inspectoratul teritorial și să organizeze în format electronic documentele de personal, precum și cele privind securitatea și sănătatea în muncă. Această pregătire anticipată este esențială pentru a asigura o tranziție fluidă către comunicarea digitală obligatorie.
Digitalizarea proceselor administrative în România urmează o tendință de modernizare a instituțiilor publice prin utilizarea platformelor de tip portal pentru interacțiunea cu cetățenii și firmele. Această evoluție vizează reducerea birocrației și creșterea eficienței prin eliminarea documentelor pe hârtie. Implementarea sistemului SPV se aliniază cu modele de digitalizare deja aplicate în alte ramuri ale administrației publice, precum în cazul platformei Reges-Online.